Работодатель должен утвердить локальный нормативный акт, определяющий структуру и порядок функционирования СУОТ. Также потребуется, в частности, определиться с мероприятиями, которые нужно выполнить, и оформленными документами в рамках этой системы.
Если работодатель ведет производственную деятельность и у него больше 50 человек, он обязан создать службу охраны труда или ввести у себя должность специалиста по охране труда. Если у работодателя не больше 50 человек, эту службу можно не создавать и такую должность не вводить. В таком случае их функции осуществляет руководитель организации (лично ИП), уполномоченный работодателем работник или привлеченная для оказания услуг в области охраны труда организация (ИП) по договору ГПХ с работодателем.