Документы по основной деятельности, материалы, отражающие трудовые отношения с работниками, и иная документация — всё это составляет документальный фонд любой организации. Что же происходит с этим наследием, когда организация прекращает своё существование?
Согласно части 9 статьи 63 Гражданского кодекса Российской Федерации, ликвидация юридического лица считается завершённой, а само юридическое лицо — прекратившим существование, лишь после внесения сведений о его прекращении в единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) в порядке, установленном законом о государственной регистрации. Возникает соблазн простого ответа: нет организации — нет и документов. Можно ли уничтожить документацию сразу после внесения записи в ЕГРЮЛ? Казалось бы, да. Но это лишь иллюзия простоты — закон мыслит иначе.
После принятия решения о ликвидации создаётся ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, на которых ложится ответственность за сохранность архивного наследия. Они обязаны принять меры по обеспечению сохранности документов, организовать их сбор, упорядочение и подготовку к передаче на дальнейшее хранение или к уничтожению — строго по установленным правилам.
Обязанность по обязательному сохранению документального фонда закреплена законодательством Российской Федерации и Республики Крым в сфере архивного дела, а также иными нормативными правовыми актами, включая распоряжения Федерального архивного агентства.
В соответствии со статьёй 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций документы, включённые в состав Архивного фонда РФ, а также документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых еще не истекли, в упорядоченном состоянии поступают в соответствующий государственный или муниципальный архив. В случае ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, аналогичные документы передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ними и архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.
Деятельность конкурсных управляющих и ликвидаторов по передаче документов на хранение регламентируется также Федеральным законом от 26 октября 2002 года № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» и постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг Российской Федерации (ФКЦБ РФ) от 16 июля 2003 года № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение — это кропотливый процесс, включающий несколько ключевых этапов:
• экспертизу ценности документов, формирование и описание дел;
• подготовку описей дел постоянного хранения (по полной или выборочной формам приёма документов от организаций, являвшихся и не являвшихся источниками комплектования архивов);
• подготовку описей дел по личному составу;
• подготовку акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• составление перечня документов, сроки временного хранения которых еще не истекли.
Для проведения работ по упорядочению документов и их передаче в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации необходимо включать статью, предусматривающую расходы на проведение экспертизы ценности и обработку документов, включая их упорядочение, формирование дел, прошивку, оформление обложек и составление описей дел. Подготовка архивных документов к передаче и их транспортировка осуществляются за счёт средств ликвидируемой организации. Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, может проводиться собственными силами или с привлечением специализированных организаций, имеющих лицензию на данный вид работ.
Упорядочение и описание архивных документов осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года № 77.
Для ликвидируемых организаций, находящихся в зоне комплектования Муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив города Керчи» описи дел и акты о выделении документов к уничтожению подлежат рассмотрению и согласованию экспертно-методической комиссией Муниципального архива города Керчи, экспертной комиссией архивного отдела Администрации города Керчи Республики Крым. В случаях, установленных архивным законодательством, описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласуются также экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного комитета по делам архивов Республики Крым, после чего утверждаются ликвидатором (конкурсным управляющим).
Приём-передача документов на хранение в муниципальный архив осуществляется сотрудниками архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе приём-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях, а также их физическое состояние. Приём документов оформляется актом приёма-передачи в двух экземплярах, который утверждается ликвидатором (конкурсным управляющим) и директором муниципального архива. Вместе с документами в архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращённых слов и др.). Четвёртый экземпляр описей и один экземпляр акта приёма-передачи передаются ликвидатору (конкурсному управляющему).
Функции по управлению архивным делом на территории муниципального образования городской округ Керчь Республики Крым возложены на архивный отдел Администрации города Керчи Республики Крым. Функции по комплектованию, хранению, учёту и использованию документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов — на Муниципальное казённое учреждение «Муниципальный архив города Керчи».
Архивный отдел Администрации города Керчи и Муниципальный архив города Керчи оказывают организациям города всестороннюю консультационную и методическую поддержку при подготовке документов к передаче на архивное хранение.
Прием документов осуществляется после тщательной проверки их физического состояния и комплектности. Архивный отдел и муниципальный архив предоставляют помощь в устранении выявленных недостатков, а также в подготовке к передаче дел на архивное хранение. Это гарантирует сохранность ценной информации и ее доступность для будущих исследований и запросов граждан.
Особо следует подчеркнуть значимость сохранения документов по личному составу. Именно на их основании оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов обеспечивают социальную защиту граждан — назначение пенсий, получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Уничтожение этих документов обернулось бы невосполнимой утратой для людей, чьи судьбы незримо связаны с историей организации.
Взаимодействие с организациями города строится на принципах открытости и оперативности. Специалисты всегда готовы принять обращение, разъяснить сложные процедуры и предложить оптимальные решения для каждой конкретной ситуации. Такая системная работа позволяет поддерживать высокий уровень архивного обслуживания в городе Керчи и обеспечивать надежное хранение документального наследия.
Наталья Дрончковская,
начальник архивного отдела
Администрации города Керчи
Республики Крым
